Het nieuwe gebouw, Neermeerskaai 1B, beschikt over een ruime leeszaal, bibliotheek en museumruimte en bevat voldoende rekken om ongeveer 5,5 strekkende kilometer archief in optimale omstandigheden te bewaren. Voor zover ons bekend is het voor het eerst dat een OCMW in Vlaanderen een gebouw speciaal aangepast voor de bewaring van archief laat optrekken. Het volledige archief en de bibliotheek hebben momenteel een omvang van ongeveer 3.200 meter, dit zijn 21.500 dozen.

Om ervoor te zorgen dat de archiefstukken optimaal bewaard worden, worden temperatuur en luchtvochtigheid in de depots automatisch gestuurd en gecontroleerd. Bovendien werd bij de inrichting ook rekening gehouden met rampscenario’s, want in noodsituaties moeten de meest waardevolle stukken eerst en zo vlug mogelijk geëvacueerd kunnen worden.

Maar het volume archief groeit zeer snel. We zijn immers nog lang niet toe aan een papiervrij bureau! Sommigen denken dat het digitaal bewaren van archief de oplossing is voor plaatstekort. Maar dat digitaal archiveren staat nog in zijn kinderenschoenen.
Een van de grootste uitdagingen en moeilijkheden is het garanderen van de leesbaarheid van een digitaal document binnen bijvoorbeeld 50 of 100 jaar. Dat is veel minder evident met een digitaal document dan met een papieren archiefstuk! Iedereen heeft wel eens gehoord van een gecrashte pc of een muziek CD die het niet meer doet.