Hieronder vindt u de betekenis van bepaalde termen die in het reglement gebruikt worden.


Archiefzorg Concreet betekent de archiefzorg dat volgende zaken voorzien zijn: budget, deskundig personeel, gebouwen en archiefbewaarplaatsen, een leeszaal, voorschriften voor archiefbeheer en regels in verband met de openbaarheid van archiefstukken. Het bestuur is verantwoordelijk voor het ter beschikking stellen van die materiële, financiële en personele middelen zodat het archief op een optimale manier kan werken. Het toezicht op de archiefzorg is een bevoegdheid van de Algemene Rijksarchivaris.

Archiefbeheer Het archiefbeheer is het geheel van normen, plannen, procedures en activiteiten gericht op de archiefvorming, de archiefbewerking, het beheer van archiefdepots, de daarin berustende archiefstukken en het beschikbaar stellen van die stukken. De secretaris staat in voor het beheer van het archief (OCMW-wet artikel 45 § 1). De archivaris begeleidt de archiefvorming in de administratie, en zorgt voor de selectie, de verwerving, het toegankelijk maken, het bewaren, het beschikbaar stellen en het valoriseren van de archieven.

Archiefruimte Dit is een ruimte bij de archiefvormers (i.c. de diensten) die is bestemd voor het bewaren van archief. De archiefruimtes worden beheerd door de diensten, maar onder toezicht van de archivaris.

Archiefdepot Een archiefdepot is een ruimte of een geheel van ruimtes die speciaal is ingericht voor de permanente bewaring van archiefstukken. Een archiefdepot wordt beheerd door de archivaris. De archiefdepots van OCMW Gent bevinden zich in het OCMW-archief, Neermeerskaai 1b, 9000 Gent.

Overdracht Overdracht is het overbrengen van archiefstukken naar de archiefbewaarplaats. De verantwoordelijkheid voor het archief wordt overgedragen van de dienst naar de archiefdienst. De procedure voor overdacht staat beschreven in het archiefreglement.

Archiefstukken (synoniem: archiefbescheiden) Dit zijn al die stukken die - ongeacht hun vorm - bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die ze heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar taken. Archief is procesgebonden informatie en is gegroeid uit de werkprocessen die binnen een organisatie bestaan.

Archiefvormer Dit is de dienst of de persoon die archiefstukken creëert.

Bewaartermijn De bewaartermijn is de periode die voorzien is voor het bewaren van archiefstukken. Er zijn korte bewaartermijnen bijvoorbeeld 1 maand, maar ook langere bijvoorbeeld periodes van 30 jaar en sommige stukken moeten permanent bewaard worden.

Selectielijst Een selectielijst beschrijft de verschillende archiefstukken, de termijnen van bewaring per categorie en de bestemming (vernietiging of bewaring).

Schonen Schonen is een selectiemethode op het niveau van het dossier. Bij het schonen verwijdert men dubbels, blanco bladen en alle elementen die op termijn schade aan het dossier kunnen toebrengen zoals metalen of plastiek voorwerpen (papierklemmen en mapjes e.d.). Het schonen heeft als doel een zuiver dossier over te houden.

Vernietiging Vernietigen is het zodanig bewerken van archief dat de inhoud op geen enkele manier gereconstrueerd kan worden. Vernietigen gebeurt in de meeste gevallen door versnippering van papier. Als de bewaartermijn van bepaalde archiefstukken verstrijkt, moet de archiefdienst de expliciete toestemming vragen aan het rijksarchief om tot vernietiging te mogen overgaan.

Dynamisch archief Dynamisch of primair archief wordt door de archiefvormer nog bestendig aangevuld en/of gebruikt bij de werking van de dienst. Dynamisch of primair archief bevindt zich meestal in de kantoren of in de archiefruimtes van de diensten. Het dynamisch en primair archief staan onder toezicht van de archivaris.

Semi-dynamisch archief Semi-dynamisch of semi-statisch archief wordt door de archiefvormer niet meer aangevuld of gebruikt en speelt vaak geen rol meer bij de administratieve afhandeling van taken. Toch is de archiefvormer er nog steeds administratief verantwoordelijk voor. Semi-dynamisch archief kan zowel door de diensten als door de archiefdienst bewaard worden.

Statisch archief Statisch archief of secundair archief heeft niet langer waarde voor de archiefvormer, noch op administratief vlak, noch op vlak van de verantwoordelijkheid. Enkel de stukken met een historisch belang worden permanent bewaard. Statisch archief wordt bewaard door de dienst Archief.