Waarom archieven bewaren?
Elke organisatie heeft nood aan goed document- en archiefbeheer. We kunnen hiervoor een drietal redenen onderscheiden:
1. Het verzekeren van een efficiënte bedrijfsvoering
Organisaties, maar ook privé-personen, gebruiken hun dossiers, archieven bij het afhandelen van hun taken, om toe te laten beslissingen te nemen en acties te ondernemen.
Bij het onthaal van een cliënt wordt bijvoorbeeld een onthaalfiche opgemaakt met gegevens over de hulpvraag en de betrokken cliënt. Dit document stelt de maatschappelijk werker die de hulpvraag uiteindelijk zal opnemen in staat om de juiste handelingen te stellen, zonder opnieuw de cliënt dezelfde vragen te moeten stellen.
2. Het leveren van bewijs en verantwoording van de gestelde acties en handelingen
Het archief kan achteraf eveneens bewijs leveren van wat er in het verleden is beslist, welke handelingen er werden gesteld. Archieven bieden zicht op precedenten en voorgaand werk. Hierdoor wordt tijd en geld bespaart omdat dezelfde informatie niet nodeloos moet verzameld worden. Archieven bieden ook een bescherming tegen fraude en bedrog en stellen organisaties in staat hun rechten te verdedigen en geven de kans verantwoording af te leggen van het beleid.
Het personeelsdossier van een medewerker die niet langer voor de organisatie werkt, kan gebruikt worden om de betrokkene later een attest af te leveren dat hij / zij voor de organisatie gewerkt heeft. Onder andere naar bewijzen van pensioenrechten zijn deze dossiers van groot belang, zelfs als de medewerker reeds lang de organisatie heeft verlaten.
3. Maatschappelijk, cultureel en historisch belang
Sommige archieven hebben naast de inherente waarde naar bedrijfsvoering en leveren van bewijs ook een grotere maatschappelijke waarde. Historisch, demografisch en ander wetenschappelijk onderzoek is mogelijk door gerichte bewaring van archieven met een groot maatschappelijk belang.
Slecht archiefbeheer kan dus allerlei minder aangename gevolgen hebben:
- De organisatie kan niet aantonen dat zij bepaalde handelingen, die van haar verwacht werden, heeft gesteld of dat de juiste procedures zijn gevolgd.
- De organisatie kan niet meer in staat zijn zich te verdedigen tegen klachten omtrent hun goederen of diensten of de handelingen die gesteld werden door haar medewerkers.
- De organisatie kan haar rechten niet meer verdedigen of doen gelden.
- Bedrijfsvoering komt in het gedrang door het ontbreken van belangrijke informatie die eerder was vastgelegd maar onvindbaar is.
- De rechten van de klant, de burger en de maatschappij in het algemeen komen in het gedrang.
